○網走市事務取扱規程
令和6年6月28日
訓令第5号
網走市事務取扱規程(昭和42年訓令第3号)の全部を次のように改正する。
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、事務の迅速かつ確実な処理を図るため、その取扱基準を定めることを目的とする。
(適用範囲)
第2条 本市における事務の取扱いについては、別に定めるものを除くほか、この規程の定めるところによる。
(公文書の作成)
第3条 事務を処理するに当たっては、当該実施機関における審議又は検討の経緯その他の意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績について、合理的に跡付け、又は検証することができるように、公文書を作成し、所定の決裁を受けなければならない。ただし、事案が軽易である場合、緊急を要する場合、その他特にやむを得ない場合は、この限りではない。
2 前項ただし書きの規定により、緊急の取扱いを要する事案について公文書を作成しないで意思決定又は報告を行った場合は、事後に当該事案について公文書を作成しなければならない。
(文体、用語、用字等)
第4条 文書の文体、用語、用字及び文例は、網走市公用文規程(昭和48年訓令第6号)の定めるところによる。
(1) 公文書 情報公開条例第2条第2号に定めるものをいう。
(2) 部長、課長(局所長を含む。以下同じ。)、係長
網走市事務分掌規則(昭和62年規則第1号)第2条に規定する長をいう。
(3) 起案
事務の処理に関して発案することをいう。
(4) 回議
決裁又は決定を得るため起案文書を事務処理の順序に従い、その権限のある者に回付することをいう。
(5) 合議 決裁を要する事務が他の部、課又は係に関係があるとき、その意思の統一、調整を図ることをいう。
(6) 原議
決裁された起案文書をいう。
(7) 文書管理システム 文書の収受、作成、回議、保管等の文書事務を電気通信回線を用いて処理するシステムをいう。
第2章 事務の処理
第1節 文書等の収受
(文書等の収受及び配付)
第6条 市に到着した文書(以下「到着文書」という。)及び物品は、企画総務部総務防災課総務係(以下「総務係」という。)において受領し、直ちに次の各号に定めるところによって処理しなければならない。ただし、窓口で直接処理するもの又は別に定めのあるものについては、これによらないことができる。
(1) 封筒の表示により、所管課が明らかな場合は、到着文書を開封しないで、配付する。ただし、配付先が不明なものは、総務係で開封し、配付する。
2 審査請求、不服申し立て、訴訟、債権差押通知その他収受の日時が権利の得喪又は変更に関係する文書は、文書の右上余白に収受印を押し、収受者が収受時刻を記入の上、特殊文書配付簿に記載するものとする。
3 2つ以上の部に関連する文書は、その最も関係の深い部に配付し、他の部にはその写しを配付する。
(不足料金等)
第7条 料金不足又は料金未納の郵便物については、文書所管課等が必要と認めた場合に限り、当該不足額又は未納額を支払うものとする。
(総務係以外に到着した文書の取扱い)
第8条 総務係以外の部課又は係に直接到着した文書は、速やかに総務係に回付しなければならない。ただし、その文書が、その到着した部課又は係の主管に属するものである時は、その部課で収受することができる。
(電話又は口頭で受理した事件の取扱い)
第9条 電話又は口頭で受理した事件は、その内容を記録し、電話受領報告書(第2号様式)として取り扱わなければならない。ただし、軽易な事項については、これを省略することができる。
(勤務時間外における文書等の収受)
第10条 勤務時間外に到着した文書又は物品は、専任警備員が収受し、翌開庁日に総務係へ引き継ぐものとする。
第2節 文書の処理
(文書処理の主務者)
第11条 配付を受けた文書及び所管課に直接届いた文書(以下「収受文書」という。)は、係長においてその主務者を定め、文書管理システムにより処理させなければならない。ただし、次に掲げるものは、文書管理システムの登録を省略し、閲覧に供しないことができる。
(1) 定例又は軽易と認められる書類
(2) 請求書及び領収書
(3) 軽易な諸願届及び申告に関する書類
(電気通信により送信を受けた文書)
第12条 市以外の団体又は個人から電子メールその他の電気通信(電気通信事業法(昭和59年法律第86号)第2条第1号に規定する電気通信をいう。)により文書の送信を受けたときは、文書管理システムに必要な事項を登録し、これらを収受しなければならない。ただし、前条各号に定めるものは、除く。
(文書の処理期日)
第13条 収受文書は、遅くとも3日以内に、期限のあるものはその期日までに、緊急を要するものは直ちに処理しなければならない。
(起案の方法)
第14条 起案は、文書管理システムを用い、次の各号に従って行わなければならない。
(1) 件名、起案者の所属、職、氏名及び起案を申請する年月日を明記すること。
(2) 文章は、簡潔にわかりやすく正確に作成すること。
(3) 重要な事件又は異例なものについては、その文案に起案の理由、関係起案の方法法令、事実の調査内容、経過、前例及び予算等を記載するほか、関係法令の抜粋、実例及び判例その他参考事項を記載添付し、起案の内容が容易にわかるようにしなければならない。
(1) その他の業務システムを用いて行われている業務に係る起案、決裁又は合議である場合
(2) 法律、法律に基づく命令、他の条例、規則その他の規程により文書管理システムにより起案、決裁又は合議を行うことができない場合
(3) 収受、起案、決裁又は合議を行う者が文書管理システムを利用できない場合
(4) 前3号に掲げる場合のほか、文書管理システムにより起案、決裁又は合議することに支障がある場合については、別の起案帳票を用いることができる。
(決裁終了後の文書修正の禁止)
第15条 決裁が終了した起案文書又はこれに添付した参考資料の内容について修正をする時は、当該修正を行うための起案をし、改めて決裁を経なければならない。
(関連書類の添付)
第16条 起案文書には、同一事件の関連書類を事件の経過順に保存し、内容を常に明らかにしておかなければならない。
(重要事件等の起案及び回議)
第17条 親展事項及び機密を要するもの又はその取扱いに特に注意を要するものは、起案件名に「親展」、「秘」又は「重要」と明記し、回議しなければならない。
第3節 令達
(令達文書の種類)
第18条 令達文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定に基づき制定するもの
(2) 規則 地方自治法第15条の規定に基づき制定するもの
(3) 告示 管内の全部又は一部に公示又は公表するもの
(4) 訓令 市長所管の機関又はその職員に対して、一般的に指揮命令するもの
(5) 指令 申請又は願等に対して許可又は認可等を行うために発するもの
(令達事務)
第19条 令達文書は、文書管理システムに登録しなければならない。
2 令達番号簿は、令達文書の種別ごとに区分し、原則として毎年これを新しくしなければならない。
第4節 文書等の発送
(文書等の発信者名)
第20条 文書の発信者名は、すべて市長名を用いなければならない。ただし、特に起案において指定したときは、これによらないことができる。
(発送文書の公印)
第21条 発送する文書は、すべて公印を押さなければならない。ただし、軽易な内容のもの若しくは、印刷物その他文書の性質上公印を押すことが不要と認められるものは、これを省略することができる。
(発送事務の主管課)
第22条 すべての文書及び物品の発送は、総務係で主管する。ただし、特種なものは、その都度協議して定める。
(各課等の発送手続)
第23条 発送する文書及び物品は、それぞれの課において、封入又は包装して、宛名を記載し、書留、速達等特殊な取扱いを要するものは、その余白に「書留」又は「速達」等必要な表示をし、総務係が指定する方法により搬入しなければならない。
2 前項の手続は、勤務時間終了時刻の2時間30分前までに終わるようにしなければならない。ただし、急を用するものは、これによらないことができる。
(発送手続)
第24条 発送のため総務係に集収された文書等は、郵便種別ごとに区分し、量目及び料金を確認の上、発送する。
第3章 文書の編集及び保存
(完結文書の編集)
第25条 完結した文書の編集及び保存は、網走市文書編集保存規程(令和5年訓令第1号)の定めるところにより処理しなければならない。
附則
この規程は、令和6年7月1日より施行する。
