2　文書管理責任者は、主務課の文書管理全般に関する事務の管理責任を担うものとする。

2　文書取扱主任は、文書管理責任者の命を受け、文書の管理に関する次に掲げる事務を行う。

3　文書取扱主任の事務を補佐するため、課内に文書取扱担当者を置く。

4　文書取扱担当者は、第2項に掲げる業務が迅速かつ適切に処理されるよう、職員に対し必要な指示を行う。

5　文書取扱主任及び文書取扱担当者は、兼務することができる。

2　前項第1号に属する永年文書の保存期間は、原則として30年とする。

3　第1項各号の保存期間に属する文書の基準は、次の各号の保存期間の区分に応じ、当該各号に定めるとおりとする。

2　ファイル基準表の作成は、年度当初に前年度のファイル基準表を基に暫定的に作成し、当該年度末に当該年度のファイル基準表を確定する方法による。

3　主務課は、毎年5月末日までに前年度の確定したファイル基準表を文書主管課長に提出するものとする。

2　完結文書は、主務課の執務室内の文書保管専用キャビネットに収納し、常に文書の所在を明らかにして保管する。なお、主務課で保管する完結文書は当年度分と前年度分とし、それぞれ収納場所を分けて保管しなければならない。ただし、次項ただし書の規定に該当するものにあっては、この限りでない。

3　主務課は、毎会計年度の終了後、速やかに当該会計年度の完結文書を前年度分の収納場所へ移し替えなければならない。ただし、継続する事務事業の実施その他の理由により、移替えを行うことが困難なものについては、継続保管文書として当年度分の収納場所に残すことができる。

2　文書主管課長は、前項の規定により保存文書の引継ぎを受けたときは、その内容を審査し、訂正又は整備の必要があるものについては、主務課に補修させることができる。

2　文書主管課長が特に必要と認めたときは、保存文書を電磁的記録によって保存することができるものとする。ただし、この場合において、文書主管課長はこれらを適正かつ確実に利用できる方式により保存しなければならない。

2　保存文書の貸出期間は、7日以内とする。ただし、文書主管課長がやむを得ない理由があると認めるときは、貸出期間を延長することができる。

3　貸出しを受けた保存文書は、これを他に転貸し、又は庁外に持ち出してはならない。ただし、やむを得ない場合において文書主管課長の承認を得たときは、この限りでない。

4　閲覧又は貸出しを受けた保存文書は、改編し、追補し、又は訂正してはならない。

5　閲覧又は貸出しを受けた保存文書を汚損又は紛失したときは、直ちに文書主管課長に届け出て、その指示を受けなければならない。

6　保存文書は、職員以外の者に貸出しをしてはならない。

2　前項の規定により廃棄する文書のうち、機密のもの又は他に悪用されるおそれのあるものについては、裁断、焼却、溶解その他の適切な方法により廃棄しなければならない。

2　主務課は、前項の規定により文書主管課より協議があった場合は、当該文書の取扱いにかかる主務課の意向について決定し、文書主管課長に対し報告しなければならない。

3　前項による主務課からの報告の内容をもとに、文書主管課は当該文書の取扱いについて庁内に設置する網走市文書保存検討会議(以下「検討会議」という。)に諮り、検討会議において継続保存の必要がないと決定された文書は、廃棄することができる。この場合においては、前条の規定を準用する。

4　検討会議に関し必要な事項は、市長が別に定める。

2　前項の規定により保存期間の延長をしたときは、主務課及び文書主管課において、それぞれファイル基準表及び文書保存箱カードにその旨を記載して整備しなければならない。

2　書庫は、文書の損傷防止のため、常に通気、防湿等に努めなければならない。

3　書庫内においては、喫煙その他一切の火気を用いてはならない。

4　書庫には担当職員以外の者は立ち入ってはならない。ただし、文書主管課長の承認を受けた者は、この限りでない。

(施行期日等)

1　この訓令は、公布の日から施行し、この訓令による改正後の網走市文書編集保存規程(以下「新規程」という。)の規定は令和4年4月1日から適用する。

2　新規程の規定は、新規程の適用の日(以下「適用日」という。)前に作成し、又は取得した文書のうち、適用日において現に保存されている文書についても適用する。ただし、新規程第8条及び第9条の規定は除く。

(経過措置)

3　この訓令の施行の際、現にこの訓令による改正前の網走市文書編集保存規程の規定に基づいてなされた許可、承認、指示、決定、その他処分又は申請、届出その他の手続は、新規程の相当規定に基づいてなされた処分又は手続とみなす。

(網走市事務取扱規程の一部改正)

4　網走市事務取扱規程(昭和42年訓令第3号)の一部を次のように改正する。