(目的)

第1条　この規程は、事務の迅速かつ確実な処理を図るため、その取扱基準を定めることを目的とする。

(適用範囲)

第2条　本市における事務の取扱いについては、別に定めるものを除くほか、この規程の定めるところによる。

(文書主義)

第3条　事務を処理するに当たっては、緊急を要する場合、その他特にやむを得ない場合を除くほか、すべて文書をもって行わなければならない。

(文体、用語、用字等)

第4条　文書の文体、用語、用字及び文例は、網走市公用文規程(昭和48年訓令第6号)の定めるところによる。

(用語)

第5条　この規程において、次の各号に掲げる用語は、当該各号の定めるところによる。

第6条　削除

第7条から第9条まで　削除

(文書等の収受及び配付)

第10条　市に到着した文書(電報を含む。)及び物品は、企画総務部総務防災課総務係(以下「総務係」という。)において収受し、直ちに次の各号に定めるところによって処理しなければならない。ただし、窓口で直接処理するもの又は別に定めのあるものについては、これによらないことができる。

(総務係以外に到着した文書の取扱い)

第11条　総務係以外の部課又は係に直接到着した文書は、速やかに総務係に回付しなければならない。ただし、その文書が、その到着した部課又は係の主管に属するもので前条第1項ただし書又は同項第1号ただし書に定めるものについては、その部課で収受することができる。

(電話又は口頭で受理した事件の取扱い)

第12条　電話又は口頭で受理した事件は、その内容を記録し、電話受領報告書(第11の2号様式)として取り扱わなければならない。ただし、軽易な事項については、これを省略することができる。

(勤務時間外における文書等の収受)

第13条　勤務時間外に到着した文書又は物品は、専任警備員が収受し、翌日総務係に引き継ぐものとする。

(文書処理の主務者)

第14条　配付を受けた文書は、係長においてその主務者を定め、これを処理させなければならない。ただし、重要なものについては、部長はその処理方針を、課長はその処理要領を、係長はその具体的な処理に関し指示を与えるか、又は自らこれを処理しなければならない。

(文書の処理期日)

第15条　配付を受けた文書は、遅くとも3日以内に、期限のあるものはその期日までに、緊急を要するものは直ちに処理しなければならない。

(起案の方法)

第16条　起案は、起案様式(第12号様式及び第13号様式)を用い、次の各号に従って行わなければならない。ただし、軽易なものは、その文書の上部余白に決裁欄を設け、処理の要旨及び日付を付して起案することができる。

(関連する事件の起案)

第17条　関連する事件は、同時に一括して起案し、起案用紙のあて名欄左上に起案件数を朱書して処理することができる。

(関連書類の添付)

第18条　起案文書には、同一事件の関連書類を事件の経過順に綴り、内容を常に明らかにしておかなければならない。

(重要事件等の起案及び回議)

第19条　親展事項及び機密を要するもの又はその取扱いに特に注意を要するものは、起案用紙の取扱注意欄に「親展」、「秘」又は「重要」と朱書して、主務課長又は係長が自ら携持のうえ、回議しなければならない。

(書留、速達等の取扱いを要するものの起案)

第20条　書留、速達その他文書の発送上特殊な取扱いを要するものは、起案用紙の指定欄にその旨を朱書しなければならない。

(電報案の起案)

第21条　電報の起案は、起案用紙を用い、指定欄に電報と朱書のうえ、電文は簡潔に、約字又は略号のあるものは必ず用いなければならない。

(付せん用紙)

第22条　軽易な文書で、照会又は誤り、不備の文書を訂正のため返付しようとするときは、付せん用紙(第13号様式)を用いることができる。

第23条及び第24条　削除

(令達文書の種類)

第25条　令達文書の種類は、次のとおりとする。

(令達事務)

第26条　令達文書は、企画総務部総務防災課に備付けの令達番号簿(第8号様式)に登録しなければならない。

(浄書及び印刷の方法)

第27条　文書の浄書及び印刷は、別に定めるところにより行う。

(文書等の発信者名)

第28条　文書の発信者名は、すべて市長名を用いなければならない。ただし、特に起案において指定したときは、これによらないことができる。

(発送文書の公印)

第29条　発送する文書は、すべて公印を押さなければならない。ただし、令達文書を除く印刷物その他文書の性質上公印を押すことが不要と認められるものは、これを省略することができる。

(発送事務の主管課)

第30条　すべての文書及び物品の発送は、企画総務部総務防災課で主管する。ただし、特種なものは、その都度協議して定める。

(各課等の発送手続)

第31条　発送する文書及び物品は、それぞれの課において、封入又は包装して、宛名を記載し、書留、速達等特殊な取扱いを要するものは、その余白に「書留」又は「速達」等必要な表示をし、総務防災課が指定する方法により搬入しなければならない。

(電報の発信)

第32条　電報を発信しようとするときは、原議を総務係へ回付しなければならない。

(総務防災課の発送手続)

第33条　発送のため総務防災課に集収された文書等は、次の各号に従って発送しなければならない。

(完結文書の編集)

第34条　完結した文書の編集及び保存は、網走市文書編集保存規程(令和5年訓令第1号)の定めるところにより処理しなければならない。

(法規類の整備及び閲覧)

第35条　総合的な法規類は、企画総務部総務防災課において保管し、常に加除整理しておかなければならない。

第36条　前条の法規類以外のもので各課係で主管する事務に関係する法規類は、前条に準じ、主管課係において整備保管しなければならない。

(非常持出)

第37条　非常持出を要する書類は、主管課において、あらかじめ、その種類を定め、別に保管し、保管器に「非常持出」の表示を朱書し、有事の際に備えておかなければならない。