○網走市の保有する個人情報の保護に関する管理規程
令和5年3月31日
訓令第2号
網走市の保有する特定個人情報の保護に関する管理規程(平成29年訓令第8号)の全部を次のように改正する。
(総則)
第1条 この規程は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)第66条に規定する保有個人情報の安全管理及び網走市議会の個人情報の保護に関する条例(令和5年条例第10号)第9条に規定する保有個人情報の安全管理、また、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という)第12条に規定する個人番号の適正な取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 用語の定義は、個人情報保護法及び番号法の定めるところによる。
(実施機関)
第3条 本管理規程は、保有する個人情報を取り扱う実施機関(市長、教育委員会、農業委員会、選挙管理委員会、監査委員、公平委員会、固定資産評価委員会及び議会)に適用する。
(総括個人情報保護管理者)
第4条 市に、総括個人情報保護管理者を1人置くこととし、副市長をもって充てる。総括個人情報保護管理者は、市における保有個人情報及び個人番号(以下「保有個人情報等」という。)の管理に関する事務を総括する任に当たる。
(個人情報保護責任者)
第5条 市に、個人情報保護責任者を置くこととし、各部局の長をもって充てる。個人情報保護責任者は、総括個人情報保護管理者を補佐し、市における保有個人情報等の管理に関する事務を総括する任に当たる。
(個人情報保護管理者)
第6条 保有個人情報等を取り扱う各所属に、個人情報保護管理者を1人(業務上必要と認められる場合にあっては複数人)置くこととし、当該所属の長又はこれに代わる者をもって充てる。
2 個人情報保護管理者は、各所属における保有個人情報等の適切な管理を確保する任に当たる。
3 保有個人情報等を情報システムで取り扱う場合、個人情報保護管理者は、情報システム管理者(情報政策課長)と連携して、その任にあたる。
4 個人情報保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う職員(以下「特定個人情報事務取扱担当者」という。)及びその役割を指定するとともに、特定個人情報等が適正に取り扱われるよう、特定個人情報事務取扱担当者に対し必要かつ適切な監督を行う。
5 個人情報保護管理者は、特定個人情報事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等の範囲を指定する。
6 個人情報保護管理者は、次に掲げる組織体制を整備する。
(1) 特定個人情報事務取扱担当者が取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合の個人情報保護管理者への報告連絡体制
(2) 特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損等(以下「情報漏えい等」という。)事案の発生又は兆候を把握した場合の職員から個人情報保護管理者等への報告連絡体制
(3) 特定個人情報等を複数の部署で取り扱う場合の各部署の任務分担及び責任の明確化
(4) 特定個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合の対応体制
(個人情報保護担当者)
第7条 保有個人情報等を取り扱う各所属に、当該所属の個人情報保護管理者が指定する個人情報保護担当者を1人又は複数人置く。個人情報保護担当者は、個人情報保護管理者を補佐し、各所属における保有個人情報等の管理に関する事務を担当する。
(情報システム管理者)
第8条 情報政策課長を情報システム管理者とし、庁内ネットワーク及び情報システムにおける情報セキュリティについて管理する。
(教育責任者)
第9条 市に、教育責任者を置くこととし、総務防災課長をもって充てる。教育責任者は、保有個人情報等の取扱いについて理解を深め、保有個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
(監査責任者)
第10条 市に、監査責任者を置くこととし、職員課長をもって充てる。監査責任者は、保有個人情報等の管理の状況について監査する任に当たる。
(保有個人情報等の適切な管理のための会議)
第11条 総括個人情報保護管理者は、保有個人情報等の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする合議体を設け、定期に又は随時に開催する。
(厳正な対処)
第12条 市は、保有個人情報等の取扱いに関し、法令又は内部規程等に違反した職員に対し、法令又は内部規程等に基づき厳正に対処する。
(教育研修)
第13条 教育責任者は、保有個人情報等の取り扱いに従事する職員(派遣労働者を含む。)に対し、保有個人情報等の取扱いについて理解を深め、個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
2 教育責任者は、情報システム管理者及び保有個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な研修を行う。
3 個人情報保護責任者は、個人情報保護管理者及び当該課室等の職員に対し、保有個人情報等の適切な管理のために、教育責任者の実施する教育研修への参加の機会を付与する。
(職員の責務)
第14条 職員は、個人情報保護法及び番号法の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定め並びに総括個人情報保護管理者、個人情報保護責任者、個人情報保護管理者及び情報システム管理者の指示に従い、保有個人情報等を取り扱わなければならない。
2 職員は、保有個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び特定個人情報事務取扱担当者が取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合は、直ちに個人情報保護管理者に報告しなければならない。
(アクセス制限)
第15条 個人情報保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容(個人識別の容易性(匿名化の程度等))、要配慮個人情報の有無、漏えい等が発生した場合に生じ得る被害の性質・程度などを考慮する。以下同じ。)に応じて、当該保有個人情報等にアクセス(情報に接する行為をいう。以下同じ。)をする権限(以下「アクセス権限」という。)を有する職員の範囲と権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限定するものとし、情報システム管理者に対してアクセス権限の設定を依頼する。
2 アクセス権限を有しない職員は、なりすます等不正な手段を用いて、保有個人情報等にアクセスしてはならない。
3 個人情報保護管理者は、アクセス制限を個人単位で管理し、特定個人情報等取扱事務においてID及びIDカードの共用をさせない。
4 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報等にアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第16条 職員は、業務上の目的以外の目的で、又は業務手順に定められた場合以外で、電磁的方法(電子的方法、磁気的方法その他の人の知覚によって認識することができない方法をいう。)その他いかなる方法を用いても保有個人情報等を複製してはならない。
2 職員は、業務上の目的で保有個人情報等を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、個人情報保護管理者の指示に従い行う。
(1) 保有個人情報の複製
(2) 保有個人情報の送信
(3) 保有個人情報等が記録されている媒体(紙媒体を含む。)の外部への送付又は持出し
(4) その他保有個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第17条 職員は、保有個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、遅滞なく個人情報保護管理者に報告しその指示に従い、訂正等を行う。
(媒体の管理等)
第18条 職員は、個人情報保護管理者の指示に従い、保有個人情報等が記録されている媒体(紙媒体を含む。)を定められた場所に施錠保管(鍵の管理は「個人情報保護管理者又は個人情報保護管理者から指定を受けた者」が行う。)するとともに、必要があると認められるときは、耐火金庫等への保管を行う。
(廃棄等)
第19条 職員は、保有個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているもの及び紙媒体を含む。)が不要となった場合には、個人情報保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該保有個人情報等の削除又は当該媒体の廃棄を行う。この場合、当該情報の削除又は当該媒体の廃棄をした記録を保存するものとし、また、これらの作業を委託する場合には、委託先が確実に削除又は廃棄したことについて証明書等により確認する。
(誤送付等の防止)
第20条 職員は、保有個人情報等を含む電磁的記録又は媒体の誤送信・誤送付、誤交付又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、個別の事務・事業において取り扱う個人情報の秘匿性等その内容に応じ、複数の職員による確認やチェックリストの活用等の必要な措置を講ずるものとする。
(特定個人情報の取扱状況の記録)
第21条 個人情報保護管理者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認するために特定個人情報管理台帳等を整備して、当該特定個人情報等の利用及び保管等の取扱状況について以下の項目その他必要な事項を記録する。
(1) 特定個人情報(番号利用事務)の名称
(2) 特定個人情報ファイルの種類、名称
(3) 取扱部署名、事務取扱担当者の役職、氏名
(4) 利用目的
(5) アクセス権を有する者の事務取扱担当者の役職、氏名
(6) 特定個人情報ファイルに記録される項目及び本人として特定個人情報ファイルに記録される個人の範囲
(7) 特定個人情報ファイルに記録される特定個人情報等の収集方法
2 台帳等は毎年更新し、旧台帳は3年保管する。
(個人番号の利用の制限)
第22条 職員は、個人番号の利用に当たり、番号法があらかじめ限定的に定めた事務(番号法に基づき条例で定めた事務を含む。)に限定する。
(個人番号の提供の求めの制限)
第23条 個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第24条 個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(特定個人情報等の収集・保管の制限)
第25条 番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の個人番号を含む個人情報を収集又は保管してはならない。
(管理区域)
第26条 情報システム管理者は、保有個人情報ファイルを取り扱う情報システムを管理する区域(以下「管理区域」という。)を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずる。
(取扱区域)
第27条 個人情報保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域及び特定個人情報事務取扱担当者の座席を明確にし、特定個人情報事務取扱担当者以外の職員及び外部からの来庁者のアクセスを禁止し、特定個人情報の漏えい等の発生を防止する。
(機器及び電子媒体等の盗難等の防止)
第28条 個人情報保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するために、物理的な安全管理措置を講ずる。また、電子媒体及び書類等の庁舎内の移動等において、紛失・盗難等に留意する。
(アクセス制御)
第29条 個人情報保護管理者は、保有個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。(以下(第42条 入力情報の照合等)を除く。)において同じ。)を取り扱う職員について、IDによる識別、パスワード等(パスワード、IDカード、生体情報等をいう。以下同じ。)による認証を行う機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御を行うために、情報システム管理者に対して情報システムへのログインの認証とアクセス権限の設定を依頼する。
2 アクセス権限を有する職員は、パスワードの漏えい等が疑われる場合は遅滞なくパスワードを変更する。
3 個人情報保護管理者は、業務上必要がなくなった場合は、遅滞なくアクセス権限を抹消するよう、情報システム管理者に依頼する。
4 個人情報保護管理者は、職員のアクセス権限の付与状況をアクセス権限表等で管理し人事異動や課内での担当変更等に即時に対応できるよう適時の見直しを行う。
(アクセス記録)
第30条 個人情報保護管理者は、情報システム管理者に対して、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、アクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という)を3年間保管するよう依頼するとともに、アクセス記録を定期的又は、必要に応じ随時ログ等の分析を依頼する。
2 個人情報保護管理者は、情報システム管理者に対して、当該個人情報保護管理者が管理する範囲の保有個人情報ファイル等のアクセス記録について、改ざん、窃取又は不正な削除の防止が適切になされているかを確認し、必要に応じて報告を求める。
(アクセス状況の監視)
第31条 個人情報保護管理者は、情報システム管理者に対して、特定個人情報等への不適切なアクセスの監視をさせ、その結果について定期的に確認を行う。
2 個人情報保護管理者は、特定個人情報等への不適切なアクセスの監視のために、当該個人情報保護管理者が管理する範囲の特定個人情報ファイル等のアクセス記録をもとに特定個人情報等へのアクセス状況を定期的又は、随時に分析する。
(管理者権限の設定)
第32条 個人情報保護管理者は、情報システム管理者に対して、管理者権限等の特権を付与されたIDを利用する者を必要最小限にし、当該IDのパスワードの漏えい等が発生しないよう、当該ID及びパスワードを厳重に管理することを求め、その状況の報告を受ける。
(外部からの不正アクセスの防止等)
第33条 個人情報保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、情報システム管理者に対して、必要に応じてファイアウォールの設定による経路制御を行う等の措置を依頼する。
2 個人情報保護管理者は、情報システム管理者に対して、特定個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等をインターネット等の外部のネットワークに接続しないほか必要に応じてファイアウォールの設定による経路制御を行う等の措置を依頼する。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第34条 情報システム管理者は、不正プログラムによる保有個人情報等の情報漏えい等の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講ずる。
(情報システムにおける特定個人情報の処理)
第35条 特定個人情報事務取扱担当者は、特定個人情報について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を最小限に限り、処理終了後は、不要となった情報を速やかに消去する。個人情報保護管理者は、当該特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、随時、消去等の実施状況を重点的に確認する。
(暗号化)
第36条 個人情報保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、暗号化のために必要な措置を講ずる。なお、職員はこれを踏まえ、その処理する保有個人情報等について、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、適切に暗号化を行う。
2 特定個人情報ファイルを機器又は電子媒体等に保存する必要がある場合、原則として、暗号化又はパスワードにより秘匿する。
3 特定個人情報事務取扱担当者は、車両等により特定個人情報を運搬する場合には、特定個人情報ファイル等を暗号化する。
(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)
第37条 個人情報保護管理者は、保有個人情報等の情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、デジタルカメラ、ICレコーダ、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の次条により限定する保有個人情報等を処理する端末等への接続を制限(当該機器の更新への対応を含む。)し、職員を指導・監督する。
(端末の限定)
第38条 個人情報保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等の処理を行う端末機器を限定し、情報システム管理者に対して、端末へのソフトウェアの導入、端末の認証等の設定を依頼する。
2 個人情報保護管理者は、特定個人情報事務取扱担当者以外の職員が特定個人情報等の処理を行う端末を操作しないよう指導・監督する。
(端末の盗難防止等)
第39条 個人情報保護管理者は、基幹系端末の盗難又は紛失の防止のため、職員にワイヤーロック等による端末の固定、若しくは長時間の離席時並びに帰宅時に施錠可能なキャビネット等への収納を行わせる。執務室の鍵の管理は個人情報保護担当者が行う。
(端末の外部持ち出し等)
第40条 職員は、個人情報保護管理者が必要があると認めるときを除き、第38条により限定された保有個人情報等を処理する端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第41条 職員は、第38条により限定された保有個人情報等を処理する端末の使用に当たっては、保有個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行う又は離席時に端末をロックする。
2 個人情報保護管理者は、第38条により限定された保有個人情報等を処理する端末の画面が第三者に窃視されることがないよう、覗きこみを防止するための設備を設置する。
(入力情報の照合等)
第42条 職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報等の内容の確認、既存の保有個人情報等との照合等を行う。
(バックアップ)
第43条 個人情報保護管理者は、保有個人情報のバックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずる。
2 個人情報保護管理者は、保有個人情報ファイルのバックアップの実施状況を必要に応じて情報システム管理者に対して報告を求める。
(情報システム設計書等の管理)
第44条 個人情報保護管理者は、保有個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、定められた場所で施錠保管(鍵の管理は個人情報保護管理者が行う。)を行い、複製を制限し、廃棄する場合には復元不能な方法で廃棄する。
(サイバーセキュリティに関する対策の基準等)
第45条 個人情報保護管理者は、個人情報を取り扱い、又は情報システムを構築し、若しくは利用するに当たっては、サイバーセキュリティ基本法(平成26年第104号)第26条第1項第2号に掲げられたサイバーセキュリティに関する対策の基準等を参考として、取り扱う保有個人情報等の性質等に照らして適正なサイバーセキュリティの水準を確保する。
(入退管理)
第46条 情報システム管理者は、保有個人情報等を取り扱う、基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「管理区画」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持ち込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずる。また、特定個人情報を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずる。入退の記録は1年間、保管する。
2 情報システム管理者は、必要があると認めるときは、管理区画の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずる。
3 情報システム管理者は、管理区画及び保管施設の入退の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能を設定し、及びパスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講じることができる。
(区画の管理)
第47条 情報システム管理者は、外部からの不正な侵入に備え、管理区画に施錠装置の設置等の措置を講ずる。
2 情報システム管理者は、災害等に備え、管理区画に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずる。
(保有個人情報等の提供)
第48条 個人情報保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号及び第4号の規定に基づき行政機関及び独立行政法人等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、個人情報保護法第70条の規定に基づき、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について提供先との間で書面を取り交わすものとする。
2 個人情報保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号及び第4号の規定に基づき行政機関及び独立行政法人等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、個人情報保護法第70条の規定に基づき、安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行うことにより当該措置状況を確認してその結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずるものとする。
3 個人情報保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号の規定に基づき他の行政機関又は独立行政法人等に保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、個人情報保護法第70条の規定に基づき、前2項に規定する措置を講ずるものとする。
4 個人情報保護管理者は、個人情報保護法第109条第2項及び第3項の規定により、法令に基づく場合を除き、利用目的以外の目的のために行政機関等匿名加工情報及び削除情報(保有個人情報に該当するものに限る。)を自ら利用し、又は提供してはならない。
5 個人情報保護管理者は、個人情報保護法第109条第2項及び第115条の規定により、行政機関等匿名加工情報の利用に関する契約を締結した者(以下「契約相手方」という。)から個人情報保護法第112条第2項第7号の規定に基づき当該契約相手方が講じた行政機関等匿名加工情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれがある旨の報告を受けたときは、直ちに個人情報保護責任者に報告するとともに、当該契約相手方がその是正のために講じた措置を確認するものとする。
(特定個人情報の提供)
第49条 個人情報保護管理者は、番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報等を提供してはならない。
2 特定個人情報事務取扱担当者は、特定個人情報を照会及び提供した場合、番号法に則り、以下の事項を記録し、当該記録を10年間保存する。
(1) 情報照会者及び情報提供者の名称
(2) 提供の求めの日時及び提供があったときはその日時
(3) 特定個人情報の項目
3 個人情報保護管理者は、網走市行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律に基づく個人番号の利用及び特定個人情報の提供に関する条例(平成27年条例第29号)の規定に基づき市の機関に特定個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、第1項及び前項に規定する措置を講ずる。
(業務の委託等)
第50条 個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずる。
2 委託先の選定には、「委託先審査票」を用い業務担当者が諸条件を調査、検討の上、審査結果を個人情報保護管理者に届け出、承認を得る。
3 業務の委託に係わる契約書案の作成は、原則として事務所管課が行う。
4 個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理体制及び実施体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等について契約書を締結する。
(1) 個人情報又は行政機関等匿名加工情報等に関する秘密保持、利用目的以外の目的のための利用の禁止等の義務
(2) 再委託(再委託先が委託先の子会社(会社法(平成17年法律第86号)第2条第3号に規定する子会社をいう。)である場合も含む。本号及び第6項において同じ。)の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 個人情報又は行政機関等匿名加工情報等の複製等の制限に関する事項
(4) 個人情報又は行政機関等匿名加工情報等の安全管理措置に関する事項
(5) 個人情報又は行政機関等匿名加工情報等の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(6) 委託終了時における個人情報又は行政機関等匿名加工情報等の消去及び媒体の返却に関する事項
(7) 法令及び契約に違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
(8) 契約内容の遵守状況についての定期的報告に関する事項及び委託先における委託された個人情報又は行政機関等匿名加工情報等の取扱状況を把握するための監査等に関する事項
5 個人番号利用事務等の取扱に係る業務を外部に委託する場合には、委託先において、番号法に基づき行政機関が果たすべき措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認するものとする。また、契約書等に、前項で定める事項に加え、以下の事項を明記する。
(1) 事業所内からの特定個人情報の持出しの禁止
(2) 漏えい事案等が発生した場合の委託先の責任
(3) 特定個人情報を取り扱う従業者の明確化
(4) 従業者に対する監督・教育
(5) 契約内容の遵守状況について報告を求める規定
(6) 当市が必要があると認めるとき、委託先に対して実地の調査を行うことができる規定
6 個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する個人情報の秘匿性等その内容に応じて、委託先における個人情報の管理の状況について、年1回以上の定期的検査等により確認する。
7 個人情報の取り扱いに係る業務を外部に委託する場合には、取扱いを委託する個人情報の範囲は、委託する業務内容に照らして必要最小限でなければならない。
8 個人番号利用事務等の全部又は一部の委託をする際には、「委託を受けた者」において、市が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行う。
10 保有個人情報等の「委託を受けた者」が再委託をする際には、委託をする事務等において取り扱う保有個人情報等の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断する。
11 特定個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記する。
(事案の報告及び再発防止措置)
第51条 保有個人情報の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び職員が取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合等、安全確保上で問題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識した場合に、その事案等を認識した職員は、直ちに当該個人情報保護管理者に報告する。
2 個人情報保護管理者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずる。ただし、外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のLANケーブルを抜くなど、被害拡大防止のため直ちに行い得る措置は直ちに行う(職員に行わせることを含む。)ものとする。
3 個人情報保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、個人情報保護責任者に報告する。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括個人情報保護管理者に当該事案の内容等について報告する。
4 個人情報保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずる。
(公表等)
第52条 個人情報保護法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要しない場合であっても、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有個人情報等の本人への対応等の措置を講ずるものとする。
2 その取り扱う保有個人情報(委託を受けた者が取り扱うものを含む。以下同じ。)について、漏えい事案その他の法令違反の事案又は法令違反のおそれのある事案が発覚した場合には、次の事項について必要な措置を講ずる。
(1) 組織内における報告、被害の拡大防止
責任ある立場の者に直ちに報告するとともに、被害の拡大を防止する。
(2) 事実関係の調査、原因の究明
事実関係を調査し、番号法違反又は番号法違反のおそれが把握できた場合には、その原因の究明を行う。
(3) 影響範囲の特定
前号で把握した事実関係による影響の範囲を特定する。
(4) 再発防止策の検討・実施
第2号で究明した原因を踏まえ、再発防止策を検討し、速やかに実施する。
(5) 影響を受ける可能性のある本人への連絡等
事案の内容等に応じて、二次被害の防止、類似事案の発生回避等の観点から、事実関係等について、速やかに、本人へ連絡し、又は本人が容易に知り得る状態に置く。
(6) 事実関係、再発防止策等の公表
事案の内容等に応じて、二次被害の防止、類似事案の発生回避等の観点から、事実関係及び再発防止策等について、速やかに公表する。
(7) 個人情報保護委員会への報告
当市は、法令違反の事案又は法令違反のおそれのある事案を把握した場合には、事実関係及び再発防止策等について、速やかに個人情報保護委員会に報告する。また市は、重大事態に該当する事案又はそのおそれのある事案が発覚した時点で、直ちにその旨を個人情報保護委員会に報告する。
(監査)
第53条 監査責任者は、保有個人情報等の管理の状況について、1年に1回又は随時に監査(外部監査を含む。)を行い、その結果を総務防災課長に報告する。
(点検)
第54条 個人情報保護管理者は、自ら管理責任を有する特定個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、3箇月に1回又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を個人情報保護責任者に報告する。
(評価及び見直し)
第55条 総括個人情報保護管理者及びに個人情報保護責任者は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報等の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずる。
附則
この規程は、令和5年4月1日より施行する。